关于修订印发武汉大学软件资产管理实施细则的通知
（武大网信字〔2024〕3号）
全校各部门、单位：
为加强学校软件类无形资产的管理，学校研究修订了《武汉大学软件资产管理实施细则》，现予印发实施，请遵照执行。
特此通知
武汉大学
2024年6月24日
武汉大学软件资产管理实施细则
第一章 总则
第一条 为加强学校软件类无形资产的管理，根据《教育部直属高等学校国有资产管理暂行办法》（教财〔2012〕6号）、《武汉大学国有资产管理办法》（武大财字〔2019〕33号）、《武汉大学信息化建设管理办法》（武大网信字〔2020〕4号）等文件精神，结合学校实际情况，制定本管理实施细则。
第二条 学校软件资产是指学校占有、使用的各种教学、科研、管理、服务等软件总称，包括新增单项或批量价值达到5000元（含）以上的软件和对学校现有软件资产的更新、升级后的软件。按期支付授权费用、仅取得使用权的软件，使用期限小于5年的软件，使用权交付、转移到校外单位的软件，仅作验收备案，不作为软件资产进行管理。
第三条 使用权归属学校所有、利用学校各类经费（教学、科研、各项专款或者基金、贷款、自筹资金等）购置的教学、科研、业务管理等工作使用的，以及通过购置、调剂、建设、接受捐赠等配置方式形成的软件资产，适用本细则。
第四条 软件资产管理应遵循科学配置、合法授权、有效使用、规范处置的全生命周期管理原则，提升软件资产管理在预算管理、采购管理、财务管理、国有资产管理中的信息化水平。
第五条 学校软件资产管理实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的国有资产管理体制。信息中心是学校软件资产归口管理部门，统筹全校软件资产管理工作，对软件资产实施监督、检查、考核和评价；负责组织软件资产的配置、使用、处置的可行性论证、验收和审核管理；负责软件资产的台账管理、清查登记、统计报告等。各学院、实体科研机构、职能部门、直属单位是软件资产二级管理单位。二级管理单位应明确一名分管领导作为本单位软件资产负责人，负责本单位的软件资产管理工作，并指定1-2名软件资产管理员落实具体工作。主要职责是：
（一）贯彻落实学校软件资产管理的规章制度，明确工作流程，建立软件资产管理工作责任制，保证软件资产的合理配置、安全完整和高效利用；
（二）组织落实本单位软件资产的配置计划、论证、验收、入账、使用、维护、清查盘点、处置申请等具体工作，规范工作规程，加强日常管理。软件资产管理员应为学校在岗教职工，一般应为软件的实际使用人或管理人。
第二章 配置管理
第六条 软件资产配置方式包括购置、调剂、共享、租用、建设、接受捐赠等。
第七条 软件资产配置需遵循勤俭节约、经济适用、符合标准的原则。能通过调剂解决或共享使用的，原则上不得重复购置。各单位应整合软件需求，合理配置软件资产。
第八条 软件资产配置实行预算管理。各单位根据实际需要，结合软件资产配备标准、授权期限以及现有同类软件资产存量，加强配置论证，综合考虑兼容性、升级和后续服务等因素，提出配置软件资产的品目、数量、用途、开发或者投入使用时间，测算经费额度，明确资金来源，科学合理制定软件配置计划和编制采购预算，按要求和有关规定履行配置审批程序。
第九条 采用购置方式配置10万元（含）以上的软件，购置前须进行可行性论证，对软件建设的必要性、可行性、技术方案、预期效益等进行评估；采用购置方式配置100万元（含）以上的软件，以及技术复杂、专业性较强的软件，还须开展需求调查。可行性论证按以下方式组织：
预算为10万元（含）—100万元（不含）的软件，其中利用科研经费购置的软件，由建设单位组织论证；利用其它各类经费购置的软件，由信息中心组织或授权建设单位组织论证。论证专家组由3—5名相关领域的专家组成，必须包含1—2名本建设单位以外专家。
预算为100万元（含）以上的软件，其中利用科研经费购置的软件，由信息中心组织或授权建设单位组织论证；利用其它各类经费购置的软件，由信息中心组织论证。论证专家组由5—7名相关领域的专家组成，必须包含1—2名校外专家。
第十条 建设单位须通过武汉大学软件资产管理系统进行可行性论证申报，并上传论证材料，由信息中心审批后完成备案。软件可行性论证审批通过后，各单位不得随意变更预算金额、功能和技术指标等内容。如需变更，须重新组织论证。软件可行性论证备案完成后，方可根据预算金额按照学校采购与招标相关管理规定实施采购。软件采购应使用学校合同范本，明确技术指标、验收程序、售后服务、款项及支付等内容，并按照合同约定执行。
第三章 验收管理
第十一条 软件建设应依据合同的约定，开展阶段验收、整体验收。
第十二条 软件采购合同中如约定有阶段验收条款，应当按照合同要求，对项目实施过程、阶段成果等进行评估、验收，将阶段验收记录作为必要成果物留存。阶段验收按以下方式组织：
合同金额在10万（不含）以下的软件，由建设单位自行组织阶段验收，验收小组由3名相关领域的工作人员组成。
合同金额在10万（含）—100万元（不含）的软件，其中利用科研经费购置的软件，由建设单位自行组织阶段验收；利用学校信息化专项经费购置的软件，由信息中心组织阶段验收；利用其它各类经费购置的软件，由信息中心组织或授权建设单位组织阶段验收；验收小组由3名相关领域的专家组成。
合同金额在100万元（含）以上的软件，需要组织专家验收小组召开阶段验收会，其中利用科研经费购置的软件，由信息中心组织或授权建设单位组织阶段验收会；利用其它各类经费购置的软件，由信息中心组织阶段验收会；验收专家小组由3—5名相关领域的专家组成。
第十三条 软件项目建设完成后，应根据合同要求及时开展整体验收工作。
合同金额在10万（不含）以下的软件，由建设单位自行组织验收，验收小组由3名相关领域的工作人员组成。
合同金额在10万（含）—100万元（不含）的软件，其中利用科研经费购置的软件，由建设单位自行组织整体验收会；利用学校信息化专项经费购置的软件，由信息中心组织整体验收会；利用其它各类经费购置的软件，由信息中心组织或授权建设单位组织整体验收会；验收小组由3-5名相关领域的专家组成，必须包含1—2名本建设单位以外专家。
合同金额在100万元（含）以上的软件，需要组织专家验收小组召开整体验收会，其中利用科研经费购置的软件，由信息中心组织或授权建设单位组织整体验收会；利用其它各类经费购置的软件，由信息中心组织整体验收会；验收专家小组由5—7名相关领域的专家组成，必须包含1—2名本建设单位以外专家。
第十四条 软件建设单位须通过武汉大学软件资产管理系统进行验收申报，并上传验收材料，由信息中心备案审批后完成备案。
第十五条 软件验收备案审核通过后，由信息中心建立软件资产管理档案统一管理。
第四章 资产管理
第十六条 软件资产实行统一登记建账制度。新购置的软件建账审核通过后，方可进行财务报账。
第十七条 软件资产应按下列情况进行计价及建账管理：
（一）购置的软件按照实际支付的价格建账；
（二）自建或自行研制的软件，验收合格后按照开发过程中实际发生的费用（如依据人员工时等）建账；
（三）进口的软件，按照软件购入时的汇率折合成人民币入账（进口过程发生的相关费用计入软件价值）；
（四）接受捐赠的软件，按捐赠协议或者经评估后入账（接受捐赠时发生的相关税费、运费等计入软件价值）；
（五）对原有软件进行功能升级，扩充新功能的，验收合格后按照升级过程中实际发生的费用，增计其原值；
（六）支付软件系统运维所需的费用，不增加软件原值；
（七）仪器设备随机自带的软件与仪器设备主体进行统一管理，不单独作为软件资产建账；
（八）其他情况按学校有关规定进行处理。
第十八条 各单位应建立软件资产管理台账。软件资产建账时须明确责任单位、软件资产主管负责人，配备软件资产管理员负责落实本单位软件资产管理工作。软件资产管理员变动，须先办理资产核对与档案移交手续。
第十九条 软件建账程序为：软件验收后责任人在软件资产管理系统录入建档信息，并确保填写内容真实、完整、准确；责任单位软件资产管理员对软件信息进行确认；信息中心根据提交材料进行审核。
第二十条 各单位应定期进行软件资产清查盘点，及时调整相关账目，做到账物相符。对清查盘点中发现的问题，应查明原因，说明情况。软件资产清查盘点工作应当符合信息安全和保密的要求，防止信息外泄。
第二十一条 信息中心根据政府会计制度规定对软件资产进行摊销管理，软件资产验收后按6年使用年限进行摊销。达到最低使用年限仍能继续使用的，应当继续使用。
第五章 处置管理
第二十二条 软件资产的处置，应当严格按照规定履行备案或者审批手续。任何单位或个人不得擅自处置。
第二十三条 软件资产满足以下条件，可依规及时执行报废处置：
（一）长期闲置的；
（二）达不到业务要求需要淘汰、无法维护和升级、报废、删除的；
（三）版本陈旧已不再使用的；
（四）已超过授权期限无法使用的；
（五）其他特殊情况需要处置的。
第二十四条 软件资产处置须严格履行申报与审批程序。软件资产处置由使用单位提出申请并提供佐证材料，信息中心审查后报国有资产监督管理委员会办公室审核，并按照相关规定处置权限、履行校内决策程序，报教育部备案或审批，按批复结果实施处置并办理相关手续。
第六章 监督检查
第二十五条 二级管理单位及软件资产管理员均应履行软件资产使用管理的责任和义务，依法维护国有资产的安全完整，提高软件资产使用效益。
第二十六条 二级管理单位的软件资产管理和使用效益等情况，是学校巡视、审计、专项检查等监督的内容。
第二十七条 对违反本细则规定、造成损失的，依法追究相关责任。
第七章 附则
第二十八条 本细则由信息中心负责解释。本办法未尽事项，按照学校国有资产管理的有关规定执行。
第二十九条 信息技术服务参考本实施细则进行管理。
第三十条 本细则自发布之日起施行。原《武汉大学软件资产管理实施细则》（武大网信函〔2020〕3号）同时废止。
